Poikkeamat
Pitkä aika on vierähtänyt edellisestä blogikirjoituksesta. Olisi luullut, että viimeiset vuodet koronan aikana ja maailman muissa myllerryksissä olisivat tarjonneet paremman mahdollisuuden käyttää aikaa kirjoittamiseenkin tähän blogiin, mutta toisin kävi. Arkielämään tulleet suuret poikkeamat niin sanotusta normaalista elämästä ja arjesta, ovat käytännössä vaatineet niin suuria muutoksia koko elämässä, että tällaiset pienet rutiinit helposti jäävät suurten muutosten jalkoihin.
Olemme viimeisten parin vuoden aikana kehittäneet palveluamme suurin harppauksin eteenpäin. Sekä mobiilisovellus että selainkäyttöinen pilvipalvelu tarjoavat erittäin monipuolisen ja valikoiman tehokkaita työkaluja HSEQiin ja LEAN tyyppiseen poikkeamien hallintaan ja työn sujuvoittamiseen.
Vihdoin löysin aikaa laittaa jotain uutta tännekin. Tällä kertaa aiheena erilaisten poikkeamien hallinta, johon palvelumme tarjoaa erinomaiset työkalut.
Mikä on poikkeama?
Tässä yhteydessä tarkoitan ”poikkeamalla” kaikkea sitä, mikä jotenkin eroaa normaalista ja ehkä totutun rutiininomaisesta toiminnasta. Poikkeamat voivat olla hyviä, pahoja ja rumia. Poikkeaman ilmaantuessa se pitäisi jotenkin havainnoida ja käsitellä. Käsittelen tässä kirjoituksessa poikkeamia lähinnä työn tekemisen kannalta. Erilaisia poikkeamia on elämässämme päivittäin muuhunkin liittyen.
Poikkeamien havaitseminen ja käsitteleminen on osa Jatkuvaa kehittymistä. Palvelumme mahdollistaa kaikenlaisten poikkeamien havainnon ja käsittelemisen. Pääasiallinen työkalu on Jatkuvan kehittymisen palvelu. Sen lisäksi muut palveluosiot mahdollistavat havaittujen poikkeamien syöttämisen suoraan jatkuvan kehittymisen prosessiin. Esimerkiksi kesken auditoinnin havaittu poikkeama voidaan suoraan lisätä jatkuvaan kehittymiseen ilman, että auditointia tarvitsee välissä keskeyttää.
Hyvät poikkeamat
Hyviä poikkeamia voivat olla esimerkiksi positiiviset turvallisuushavainnot, aloitteet, kehitysideat ja vastaavat työntekoa tehostavat havainnot. Hyvät poikkeamat näyttäisivät olevan harvinaisempia ja hankalampia havaita kuin muut poikkeamatyypit. Syitä on varmaan monia, mutta yksi syy on tottuminen normaaleihin rutiineihin. Ihmiset helposti tuudittautuvat tekemään työt, niin kuin ne on aina ennenkin tehty. Erilaiset parantamisehdotukset ja -ideat helposti torpataan jo oman sisäisen mäkättäjän toimesta. Mutta, jos jonain päivänä päähän pilkahtaa ajatus, että miksi ihmeessä tämä tehdään näin kun paljon parempi tapa olisi näin. Niin siellä se hyvä poikkeama on jo syntymässä.
Pahat poikkeamat
Pahasta poikkeamasta hyviä esimerkkejä ovat turvallisuushavainnot ja kriittiset kunnossapitotehtävät. Pahat poikkeamat ovat paljon helpommin havaittavissa kuin hyvät tai edes rumatkaan. Pahoja poikkeamia ei vain saisi paljon olla havaittavissa. Silloin jokin asia on jo pahasti pielessä tai ainakin kovaa vauhtia menossa siihen suuntaan. Tarvitaan jarrutusta, pysähtymistä ja joskus peruuttamistakin. Pahat poikkeamat vaativat nopeaa reagointia ja käsittelyä. Ne pitää havaita ja niistä pitää päästä eroon mahdollisimman pian.
Rumat poikkeamat
Rumat poikkeamat voivat olla esimerkiksi sujuvaa työtä haittaavat esteet, puuttuvat työkalut tai muut resurssit, huonosti toimivat prosessit ja kaikenlainen ”ei optimaalinen” toiminnallisuus työssä. Rumien poikkeamien havaitseminen on helpompaa kuin hyvien, mutta todennäköisesti vaikeampaa kuin pahojen. Joskus havaitsematta jäänyt ruma kääntyy ajan myötä pahaksi jäädessään liian pitkäksi aikaa ilman huomiota. Rumat poikkeamat työelämässä ovat usein asioita, jotka saavat meidän mielemme ainakin hetkeksi ”ketuttamaan”. Se voi olla jokin asia, joka haittaa ja hidastaa päivittäistä työtämme ja olisi mahdollista jollakin tavalla järjestää parempaan suuntaan. Poistamalla mahdollisimman monta rumaa poikkeamaa työstä tulee tehokkaampaa, mielekkäämpää ja turvallisempaa.
Käsittely
Poikkeamat voidaan havaita ja käsitellä normaalin Jatkuvan kehittymisen mallin mukaisesti (CIP / LEAN, PDCA).
Kaikenlaisten poikkeamien havainnointi ja käsittely voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella (aina mukana, kuvat ja videot heti saatavilla) ja selaimella pilvipalvelussa. Poikkeamatyypistä riippuen havainnon käsittelyprosessi voidaan käynnistää halutunlaisena. Esimerkiksi positiivinen turvallisuushavainto voidaan kuitata heti valmiiksi, aloitteesta voidaan työnkulkujen mukaan luoda automaattiset suunnitteluvaiheen työnkulut ja reklamaatiolle voidaan muodostaa tuotannon, talouden ja myynnin hyväksymisketjut. Kiireellisistä ja kriittisistä poikkeamista voidaan lähettää halutuille henkilöille välittömät push viestit.
Havaittu poikkeama etenee käsittelyprosessin oletustyönkulkujen ja -aikarajojen mukaisesti vastuuhenkilöltä ja vaiheelta toiseen. Jokaisessa vaiheessa henkilöt tietävät, mitä pitää tehdä ja mihin mennessä. Tästäkin voidaan tarvittaessa tietysti poiketa.
Tilannehuone, tilannekuva, työjono, avoimet omat työni ja erilaiset raportit ja mittarit kertovat yksittäisistä poikkeamista ja kokonaiskuvista sekä vastuuhenkilöille että tilannetta seuraavalle johdolle.
Hyvin toimiva poikkeamien hallintapalvelu varmistaa, ettei yksikään havaittu poikkeama jää ilmoittamatta ja käsittelemättä. Jokainen käsitelty poikkeama johtaa omalta osaltaan sujuvampaan huomiseen.
